El uso de la información por parte de la dirección. La comunicación en la empresa

El uso de la información por parte de la dirección. La comunicación en la empresa

LA INFORMACION Y LA DIRECCION

Dirigir comporta tomar decisiones, y para ello es necesario contar con una información adecuada.

Las características de una información adecuada son:

  1. La calidad depende de su fiabilidad y exactitud.
  2. Oportuna, estar disponible cuando se necesita. Muy útil la información en tiempo real.
  3. Relevante, aquella que es útil para la toma de decisiones.
  4. Integridad, rara vez se consigue. Lo normal es tener que decidir con una información incierta, ambigua y limitada. Hay que conseguir que la información sea tan completa como sea posible.
  • Un sistema de información es un sistema de obtención, organización, almacenamiento, tratamiento y transmisión de a información.
  • Un sistema de información para la dirección, MIS, es una sistema de información diseñado para ofrecer a la dirección la información necesaria para realizar sus funciones con la mayor eficacia posible.

Los directivos necesitan información por tres razones: para tomar decisiones, para controlar las actividades de la organización y para coordinar dichas actividades.

 

LA COMUNICACIÓN

La comunicación consiste en la transmisión de información entre personas. No se trata solo de una emisión de información, sino que requiere un proceso de interacción social.

En la empresa existen dos tipos de comunicación:

  • Comunicación externa (se estudiara sobre todo en los capítulos de marketing):
    • Comunicación comercial: a su vez incluye la publicidad de los productos.
    • Comunicación corporativa: aquella con la que la empresa trata de proyectar una determinada imagen.
  • Comunicación interna, es la que se produce entre los miembros de la organización.

La comunicación interna comprende dos partes: que dos o más personas compartan información, y que se alcance una comprensión común o entendimiento.

La importancia de la comunicación.

Para que una información sea eficaz y eficiente, de calidad y creativa, se necesita:

  • Eficacia y eficiencia de la producción. Es necesario una buena comunicación, para aprender y formar a trabajadores para usar las maquinas.
  • Los directivos comuniquen a todos los miembros la importancia de la calidad y los medios para conseguirla. Los trabajadores necesitan comunicar tanto los problemas de calidad como las sugerencias que tengan para mejorarla.
  • Necesidades de los clientes, para atenderlas, es preciso que los miembros de la organización se encuentren más cerca de ellos.
  • En procesos de innovación, se requiere de comunicación efectiva.

El proceso de comunicación:

  • En la fase de transmisión, dos o más individuos o grupos comparten información.
    • El emisor elige el mensaje y lo traduce en lenguaje mediante la codificación. Se transmite a través de un medio hacia el receptor, que decodifica el mensaje.
  • En la fase de retroalimentación, se consigue un entendimiento.
    • Se inicia cuando el receptor (que se transforma en emisor) decide que mensaje va a enviar al emisor (que ahora se transformar en receptor), lo codifica y le transmite por un medio. El emisor original decodifica el mensaje y comprueba si se ha alcanzado un entendimiento. Si no se ha alcanzado el entendimiento, el ciclo empieza de nuevo.

 

ActivoEntradaSTOP /PROFITResultado
15/11/18
VENTA: 9050
S: 9286
TP: 8664
EN MERCADO
22/10/18
VENTA: 8828
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-62
24/10/18
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22/10/18
VENTA: 2758
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+39
22/10/18
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22/10/18
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22/10/18
VENTA: 5.14
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22/10/18
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17/10/18
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3/9/18
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10/9/18
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10/9/18
COMPRA: 22.478

S: EN ENTRADA
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10/9/18
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10/9/18
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13/9/18
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10/9/18
COMPRA: 1.16180

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+32

La riqueza de la información y los canales de comunicaciones.

En la comunicación no solo es importante el mensaje, también lo es la elección del medio adecuado dependiendo del mensaje que se trate en cada caso. Existen tres factores de los que depende la adecuación de un medio a una comunicación concreta:

  1. Riqueza informativa. Cantidad de información que puede llevar y la medida en la que permite al emisor y receptor alcanzar un entendimiento. En orden, son la comunicación cara a cara, comunicación verbal de forma electrónica, comunicación escrita dirigida personalmente, y comunicación escrita impersonal (circulares, tablones de mensajes…).
  2. Tiempo necesario para la comunicación.
  3. Constancia de que la comunicación se ha producido.

 

LA REVOLUCION DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN

La Tecnología de la Información, TI, es el conjunto de medios tecnológicos y su utilización para el manejo y procesamiento de la información.

Los orígenes de la TI son reciente. Su utilización en los negocios se remonta al siglo XX, durante la Segunda Guerra Mundial. Pero ha sido en las dos últimas décadas cuando la variedad de sus ampliaciones se han convertido en una de gran incidencia en todos los aspectos de la vida cotidiana, incluyendo la dirección de las empresas en la cual hoy es indispensable.

A la TI se la ha añadido masivamente la comunicación, lo que hace referencia a la Tecnología de Información y Comunicación o TIC.

 

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION

Cuatro tipos de MIS que pueden ser útiles para los directivos:

  • Sistemas de procesamiento de transacciones SPT.

Sistema de información diseñado para manejar grandes volúmenes de transacciones rutinarias. Comienzos de los años 60. Bancos, supermercados y otros para preparar documentos de pago, facturación de clientes y pago a proveedores.

  • Sistemas de información de las operaciones SIO.

Es un MIS que reúne, organiza y resume toda la información relevante de forma que se pueda utilizar para tareas no rutinarias de toma de decisiones, coordinación y control. Accede a la información completa del sistema de procesamiento de las transacciones, transforma esos datos en información útil, y la organiza.

  • Sistema de apoyo a la decisión SAD.

Sistema con capacidad para la construcción de modelos que se puede utilizar para la toma de decisiones no rutinarias. Decisiones que son poco corrientes o nuevas. Ejemplo: tasación inmobiliaria.

  • Sistemas expertos SE.

Los más avanzados. Es el que utiliza el conocimiento humano incorporado en un ordenador para resolver problemas que normalmente requieren de experiencia humana. Variante de la inteligencia artificial.

De arriba abajo, sistemas con toma de decisiones más y menos programadas.

Limitaciones de los sistemas de información:

  • Posible pérdida parcial del aspecto humano de la comunicación. Disminuye el liderazgo y la motivación.
  • Existen algunos tipos de información que no se pueden acumular ni resumir en un MIS sin perder gran parte de la riqueza informativa.

La comunicación electrónica debe usarse para apoyar la comunicación cara a cara, y no para reemplazarla.

El sistema de información más tradicional es el sistema de comunicación jerárquico con canales descendentes (ordenes) y ascendentes (informes sobre costes, ventas, etc.). Inconvenientes:

  • Transmisión de la información lenta. Dificultad a reaccionar con rapidez.
  • La información se puede distorsionar, lo que afecta a su calidad.
  • A medida que la organización crece puede aumentar el número de niveles jerárquicos, lo que dificulta la calidad, oportunidad, relevancia y seguridad de la información.

 

LA ORGANIZACIÓN INFORMAL

Un rol es un conjunto de comportamientos esperados.

El status de una persona es la forma en la que los demás perciben su prestigio y categoría.

La personalidad de los miembros y sus formas de relacionarse socialmente también afectan a la organización informal.

Con todo lo anterior, se forman canales de comunicación informales, por los que en ocasiones, circula más información que a través de la vía formal. La información circula mucho más rápido por los canales informales que por los formales.

La organización informal no puede ser planificada ni estudiada; hay que conocerla tan bien como se pueda y hacer que favorezca a la organización.

Hay que conocer las normas de los grupos, los roles de sus miembros, el estatus de cada uno, sus personalidades y relaciones que existen entre ellos, los canales e informaciones que circulan entre ellos para saber quiénes son los lideres informales y tratar de que apoyen los objetivos organizativos.

Fuente: Fundamentos de Economía de la Empresa, Eduardo Perez Gorostegui, UNED

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