Los registros contables

Los registros contables

TEMA 5. LOS REGISTROS CONTABLES

  1. Las cuentas
  2. Convenio sobre el funcionamiento de las cuentas
  3. El libro Diario
  4. El libro Mayor
  5. Balance de comprobación
  6. Operaciones en las cuentas y terminología

 

LAS CUENTAS

  • Concepto y clases.

Las cuentas son los registros empleados para representar cada la evolución de cada uno de los elementos patrimoniales, así como de os componentes del resultado.

Para llevar un seguimiento completo del impacto de los hechos contables, es preciso crear o abrir una cuenta cada vez que surja una nueva partida de activo, pasivo, neto, gastos o ingresos.

El número de cuentas que pueden utilizarse dependerá del nivel de desglose que se desee alcanzar.

Por ejemplo, en la cuenta Proveedores, estarán las deudas contraídas con los distintos suministradores de mercancías, cada uno con su nombre  y apellidos o razón social, pero esto no impide, establecer procedimientos adicionales, con el objeto de conocer en todo momento la deuda contraída por la empresa con cada uno de los proveedores. En la práctica, esto se consigue habilitando un sistema auxiliar de registros individuales, tal como hacen las entidades bancarias con sus clientes.

 

Cuentas de balance, integrales, patrimoniales o permanentes à cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto (componen el Balance de situación de la empresa).

Cuentas de resultados, diferenciales o temporales à ingresos y gastos. Figuran en el Estado de resultados o Cuenta de pérdidas y ganancias.

 

  • Estructura básica de las cuentas

Los elementos esenciales de la cuenta son tres:

  • Titulo d la cuenta. Termino que identifica la partida representada. Normalmente con un numero o código para facilitar su informatización. Las cuentas adoptan la forma de T. la T divide a la cuenta e dos partes:
  • Un espacio –generalmente una columna- para anotar los aumentos de valor.
  • Un espacio –otra columna- para anotar las reducciones de valor.

Lado izquierdo: debe

ActivoEntradaSTOP /PROFITResultado
15/11/18
VENTA: 9050
S: 9286
TP: 8664
EN MERCADO
22/10/18
VENTA: 8828
S: 8890
TP: 8635
-62
24/10/18
VENTA: 7132
S: 7214 TP: 6951
+181
22/10/18
VENTA: 2758
S: 2783 TP: 2719
+39
22/10/18
VENTA: 25302
S: 25643
TP: 25046
+256
22/10/18
VENTA: 3209
S: 3294
TP: 3097
EN MERCADO
22/10/18
VENTA: 5.14
S: 5.26
TP: 5
+140
22/10/18
VENTA: 8905
S: 9031
TP: 8778
+82
17/10/18
VENTA: 9.064
S: 9.181
TP: 8839
+225
3/9/18
VENTA: 9400
S: 9500
TP: 9201
+199
10/9/18
VENTA: 9.271
S: 9300
TP: 9121
-29
10/9/18
COMPRA: 22.478

S: EN ENTRADA
TP: 23.019
+541
10/9/18
COMPRA: 7.411

S:7.384
TP: 7.480
+69
10/9/18
VENTA: 12.008
S:12.043
TP: 11.906
+102
13/9/18
COMPRA: 11.047
S: 10.750TP: 11.973
EN MERCADO
10/9/18
COMPRA: 1.16180

S: 1.16060 TP: 1.16500
+32

Lado derecho: haber

Pagina 149 del libro.

En cada columna se anotan los importes relativos a sus movimientos, así como alguna referencia para identificar la operación registrada (número o fecha).

 

  • Anotaciones en las cuentas: cargos, abonos y saldo.

Cargar, adeudar o debitar, acción de anotar en la parte izquierda o Debe.

Cargos o adeudos, importes allí anotados.

Abonar, acreditar o datar, acción de anotar en la parte derecha o Haber.

Abonos, apuntes realizados en esta columna.

 

Saldo de la cuenta: diferencia entre la suma de los cargos y la suma de los abonos registrados.

Saldo deudor: si los cargos superan los abonos.

Saldo acreedor: si los abonos superan los cargos.

Saldo nulo: cuando la suma de cargos es igual que la de abonos.

 

 

CONVENIO SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS

El concepto de dualidad requiere que el importe total e los cargos deben ser igual al importe total de los abonos. Es decir, que en cada asiento –anotación-, ha de cargarse y abonarse una o más cuentas, por el mismo importe, de manera que la ecuación de balance se mantenga.

  • Cuentas de activo, pasivo y neto

El convenio sobre funcionamiento de las cuentas o convenio de cargo y abono se concreta en las siguientes reglas:

  • Funcionamiento de las cuentas de activo.se anotara en el Debe el valor inicial del elemento patrimonial representado y los aumentos que puedan producirse, esto es, las entradas de bienes y los incrementos en el valor de los derechos. Y se anotara en el Haber las disminuciones de valor, es decir, las salidas de bienes y por las reducciones en el valor de los derechos.

Como consecuencia de esto, las cuentas de activo presentaran, normalmente, saldo deudor.

↑DEBE – ↓ HABER

  • Funcionamiento de las cuentas de pasivo. Se anotara en el Haber el importe de las obligaciones contraídas cuando se inicie la contabilidad o al comienzo del ejercicio contable, así como los incrementos que dichas obligaciones experimenten. Y se anotara en el Debe sus disminuciones o importe de las deudas canceladas.

↓DEBE – ↑HABER

  • Funcionamiento de las cuentas de neto. Análogo a las cuentas de pasivo.

↓DEBE – ↑HABER

Durante el ejercicio, las cuentas  de pasivo como las cuentas de neto presentaran normalmente saldo acreedor.

Este convenio es utilizado en todo el mundo, y propicia que se mantenga la ecuación clásica del Blance.

 

  • Cuentas de ingresos y gastos

En razón del efecto patrimonial de los hechos contables, existen únicamente tres tipos de cuentas: activo, pasivo y neto, pues los ingresos y gastos son las partidas positivas y negativas que determinan el resultado del ejercicio, magnitud que es uno del os componentes del patrimonio neto.

Por tanto, las cuentas de ingresos y gastos son subcuentas o cuentas divisionarias de neto, cuyo uso permite obtener la información detallada que se precisa para conocer la posición del resultado. El funcionamiento de las cuentas de ingresos y gastos es consecuencia del efecto que cada una de estas magnitudes produce sobre el neto.

En las cuentas ingresos, que representas incremento de neto, la aparición de estos se anotaran en el Haber de la cuenta respectiva, mientras que las anulaciones y minoraciones de ingresos previamente reconocidos se anotaran en el Debe.

Resultado del ejercicio: proceso contable para la determinación del resultado, que requiere saldar todas las cuentas de ingresos y gastos abiertas en el periodo.

Cuentas de ingresos ↓DEBE – ↑HABER

Cuentas de gastos ↑DEBE – ↓ HABER

En consecuencia, el signo normal del saldo de las cuentas de ingresos será acreedor, mientras que las cuentas de gastos presentaran normalmente saldo de signo deudor.

 

Al final del ejercicio, una vez trasladados sus saldos a la cuenta síntesis de resultados, todas las cuentas ingresos y gastos presentaran saldo nulo, motivo por el que las cuenta de ingresos y gastos se denominan cuentas temporales.

 

El Debe es simplemente la parte izquierda de una cuenta y el Haber la parte derecha, cualquiera que sea la naturaleza de la partida representada (activo, pasivo, neto, gasto o ingreso).

 

En virtud del convenio de funcionamiento de las cuentas, el efecto positivo o negativo de un apunte en una cuenta concreta dependerá de la naturaleza de la misma. Los cargos en cuentas de activo incremental el saldo de estas, pero reducen las cuentas de pasivo y neto. Los abonos incrementan los saldos de las cuentas de pasivo y neto pero reducen el saldo cuando se anotan en cuantas de activo.

 

  • Aplicación del convenio de cargo y abono

El registro de un hecho contable en las cuentas requiere:

  1. Identificar los elementos afectados (activo, pasivo, neto, gastos o ingresos) y las partidas o cuentas correspondientes, así como el importe y el signo de la variación.
  2. Determinado el lado –Debe o Haber- donde procede anotar ese importe, de acuerdo con el convenio de cargo y abono.
  3. Comprobar que la suma de cargos es igual a la suma de abonos.

Toda cifra ha de ser anotada en el Debe y Haber. No existe excepción para esta regla. En la terminología se dice que las cuentas cargadas son contrapartida de las cuentas abonadas, y viceversa.

 

EL LIBRO DIARIO

Las anotaciones en el libro diario se llaman asientos.

Los hechos contables se anotan, en primer lugar, en un registro cronológico, denominado libro Diario, y solo después estas anotaciones se trasladan a las cuentas. Los apuntes realizados en este libro suelen denominarse asientos de Diario o simplemente asientos.

Se puede hacer un asiento por cada uno de los hechos contables o también asientos resumen que incluyan todas las partidas afectadas por las operaciones realizadas en un determinado intervalo de tiempo.

Con independencia de cuál sea el soporte físico soportado (libreta, hojas, software), todo asiento de Diario suele contener:

  • La fecha de la operación.
  • Títulos y códigos de las cuentas afectadas.
  • Importes cargados y abonados en cada cuenta.
  • Breve explicación de la operación.
  • Alguna referencia que permita coordinar esas anotaciones con las efectuadas en los registros habilitados para cada cuenta.

La estructura del libro Diario puede presentar distintas variantes formales.

 

EL LIBRO MAYOR

El libro Mayor es el registro formado por todas las cuentas abiertas. La preparación de este libro es imprescindible.

Estructura del libro mayor, página 160 del libro de texto.

Las cuentas de activo y gastos, su saldo normal será deudor. Las cuentas de pasivo, neto e ingresos tendrá signo acreedor.

 

BALANCE DE COMPROBACIÓN

El balance de comprobación o Balance de sumas y saldos es la relación de todas las cuentas que figuran abiertas en una fecha determinada, con la indicación de sus movimientos acumulados, así como el importe y signo del saldo de cada una.

Un balance de este tipo puede formularse en cualquier momento del ciclo contable, sin necesidad de más datos que los proporcionados por el libro Mayor.

Ejemplo de Balance de comprobación, página 162 del libro.

Este balance permite verificar la igualdad de cargos y abonos del Diario.

El hecho de que el Balance de comprobación cuadre, significa que no se han producido errores formales en el proceso. Pero no permite detectar otro tipo de errores, tales como:

  • Operaciones sin registrar.
  • Un asiento correcto en el Diario no se ha pasado al Mayor.
  • Se ha duplicado un asiento.
  • Se han utilizado cuentas incorrectas.
  • Alguna operación se ha valorado incorrectamente.

El Balance de comprobación es un informe muy utilizado por su fácil preparación, para detectar errores y como un primer informe financiero de síntesis.

Diferencias entre el Balance de comprobación de sumas y saldos y Balnace de situación.

  Balance de comprobación d sumas y saldos Balance de situación
Que incluye Totalidad de las cuentas abiertas en el momento que se formula Cuentas integrales (activo, pasivo y neto)
  Las cuentas aparecen ordenadas con algún criterio lógico

 

OPERACIONES EN LAS CUENTAS Y TERMINOLOGÍA

Saldo de una cuenta. Diferencia entre la suma de los importes anotados en el Debe y la suma de los importes anotados en el Haber.

Saldar una cuenta. Esta operación consiste en anotar el saldo en la columna que sume menos. El apunte precio en el libro Diario se denomina asiento de cierre. Para saldar la cuenta que venimos utilizando ha de realizarse un abono en la misma por un importe igual al saldo deudor que presentase en ese momento.

Cerrar una cuenta. Para indicar que una cuenta saldada se cierra, es decir, que ya no se efectuaran nuevos apuntes en ella, suelen sumarse el Debe y el Haber (que totalizan el mismo importe) y trazarse una doble raya horizontal bajo ambos totales.

Reabrir una cuenta. Se anota su saldo en el lado opuesto a aquel donde se anotó para saldarla. Esta anotación vendrá precedida del apunte correspondiente en el libro Diario, que se denomina asiento de apertura. Las cuentas de Balance solo se cierran al final de cada ejercicio contable, y se reabren al inicio del siguiente, motivo por el que e denominan cuentas permanentes.